Eine Digitale Heimat für alle: Wie Asklepios mit Haiilo Berufsgruppen, Standorte, Führung und Konzernbereiche vereint
So hat Haiilo die interne Kommunikation bei Asklepios optimiert
70.000
Mitarbeitende im Gesamtkonzern
170
Gesundheitseinrichtungen
27.000
Intranet-Nutzer:innen aus den Asklepios Einrichtungen (exkl. Konzerntöchter)
Branche:
Gesundheitswesen
Anwendungsfall:
Soziales Intranet & Mitarbeiter-App
Zielsetzung:
Moderne interne Kommunikation, bessere Vernetzung und mehr Mitarbeiterengagement
Partner:
HIRSCHTEC
Über Asklepios
Die Asklepios Kliniken zählen zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Die Klinikgruppe steht für eine hochqualifizierte Versorgung ihrer Patient:innen mit einem klaren Bekenntnis zu medizinischer Qualität, Innovation und sozialer Verantwortung. Auf dieser Basis hat sich Asklepios seit der Gründung 1985 dynamisch entwickelt.
Aktuell verfügt der Konzern bundesweit über rund 170 Gesundheitseinrichtungen, darunter Akutkrankenhäuser aller Versorgungsstufen, Universitätskliniken, Fachkliniken, psychiatrische und forensische Einrichtungen, Rehakliniken, Pflegeheime und Medizinische ersorgungszentren (MVZ).
Mit mehr als 70.000 Mitarbeitenden und rund 3,5 Millionen Patient:innen pro Jahr zählt
Asklepios zu den prägendsten Akteuren im Gesundheitswesen. Gerade in dieser Größe ist eine funktionierende interne Kommunikation entscheidend für eine gute Zusammenarbeit und eine exzellente Versorgung.
Welche Herausforderungen gab es?
Vor der Einführung von Haiilo fand die digitale Mitarbeiterkommunikation bei Asklepios größtenteils über Rundmails statt. Darüber hinaus gab es vereinzelte SharePoint-Seiten sowie selbst entwickelte Lösungen für einzelne Standorte.
Das brachte mehrere Herausforderungen mit sich:
- Standorte und Berufsgruppen arbeiteten in Silos.
- Über das eigene Team hinaus gab es wenig Möglichkeit für echte Verbindung.
- Pflegekräfte hatten kaum mobile Zugriffsmöglichkeiten.
- Wichtige Informationen waren schwer auffindbar.
- Austausch fand nur vereinzelt statt, oft über inoffizielle Kanäle.
- Wissen war nicht zentral zugänglich.
- Die E-Mail-Flut nahm stetig zu.
Die meisten Mitarbeitenden bei Asklepios arbeiten in der Pflege. Sie sind ständig auf den Beinen und vorwiegend für Dokumentationszwecke am Computer. Für sie bedeutete die zerstreute Kommunikationslandschaft vor allem eins: zu wenig Zeit, zu wenig Relevanz, zu wenig Teilhabe, zu wenig Orientierung, wo welche Informationen auffindbar sind.
In gemeinsamen Workshops wurde deutlich, was die Belegschaft wirklich braucht:
- Aktuelle, relevante und transparente Informationen
- Schnellen und niedrigschwelligen Zugriff per Smartphone
- Inhalte, die berufsgruppenspezifisch und sofort nutzbar sind
- Raum für Wissensaustausch und Dialog
- Eine Plattform, die ihre Sprache spricht
Darum entschied sich Asklepios für Haiilo
Asklepios suchte eine Lösung, die alle Berufsgruppen verbindet und die interne
Kommunikation nachhaltig modernisiert. Die Entscheidung fiel aus einem klaren Grund auf Haiilo: Der Konzern wollte den Informationsfluss verbessern, Silos aufbrechen und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken. Dafür brauchte es eine Plattform, die Kommunikation, Wissen und Kollaboration an einem Ort vereint.
Mit Haiilo bekam Asklepios genau diese Lösung:
- Offener Austausch über Grenzen hinweg: Haiilo ermöglicht standortübergreifende Kommunikation – von der Pflege bis zur Verwaltung.
- Mobiler digitaler Arbeitsplatz: Asklepios braucht eine interne Kommunikation, die von Anfang an mobile-first gedacht ist. Die Haiilo-App erfüllt genau diesen Anspruch: mit Push-Benachrichtigungen, einer schnellen Suche und einer intuitiven Nutzung, die auch im Schichtalltag überzeugt.
- Relevante Inhalte statt Informationsflut: News, Aktionen, Kampagnen oder Gewinnspiele werden hyperpersonalisiert ausgespielt – auf Wunsch auch „to go“ direkt aufs Smartphone.
- Strukturierter Wissens- und Informationszugriff: Alles, was Mitarbeitende brauchen, ist zentral zugänglich und klar strukturiert.
- Gruppen für Zusammenarbeit und Vielfalt: Die Plattform bietet offene, geschlossene und private Gruppen, um Fachthemen, Projekte oder Teamkommunikation einfach zu organisieren.
Asklepios wollte mehr als nur ein Intranet. Mit Haiilo fand das Unternehmen eine
digitale Heimat – ASKME, einen Ort, an dem sich Menschen vernetzen, austauschen und bestärkt fühlen. Eine Plattform, die mobile Non-Desk-Worker genauso berücksichtigt wie administrative Teams.
„Alle bei Asklepios können sich ihren digitalen Arbeitsplatz mit der ASKME-App in die Kasack- oder Hosentasche stecken.“
Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation bei Asklepios
So lief die Einführung von Haiilo bei Asklepios ab
Haiilo wurde 2019 mit einem Ansatz eingeführt, der auf Beteiligung statt Vorgabe setzte. Mehr als 50 Key User waren von Beginn an eingebunden und begleiteten das Projekt durch Workshops, Tooltests, Feedbackrunden und Pilotphasen.
Parallel entwickelte Asklepios eine kreative und interaktive Kommunikationskampagne mit Gamification-Elementen und einem konzernweiten Namenswettbewerb, bei dem
Mitarbeitende über den Namen für die neue Plattform abstimmen konnten. Das Ergebnis:
ASKME
– eine Plattform, die alle Fragen beantwortet.
Im Zentrum des gesamten Rollouts standen drei klare Leitlinien:
- Mobile first: Inhalte und Funktionen sind vollständig mobil nutzbar – ideal für Pflegekräfte und andere Non-Desk-Worker, die darauf angewiesen sind, Informationen schnell und mobil abrufen zu können.
- ASKME first: Wichtige Updates werden zuerst in ASKME veröffentlicht, sodass Rundmails und parallele Kommunikationswege reduziert werden und ein zentraler Informationsort entsteht.
- Transparenz und Teilhabe: Mitarbeitende werden aktiv einbezogen – durch Schulungen, Umfragen und Gruppenstrukturen, die Dialog, Mitgestaltung und Wissensaustausch fördern.
„Lasst euch von Profis begleiten. Fragt immer wieder eure Nutzer:innen, was ihnen wichtig ist. Plant viel Zeit ein für die Themen Datenschutz, IT Security und Mitbestimmung. Lasst die Führungskräfte vorangehen. Und vergesst nicht den Spaß und eure Mission: Wissen zu teilen und nachhaltigen Mehrwert zu schaffen – auch wenn das bei manchen
einen langen Weg über die Dörfer bedeutet!“
Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation bei Asklepios
So nutzt Asklepios ASKME im Alltag
ASKME ist heute die digitale Heimat für alle Mitarbeitenden bei Asklepios. Grundlage dafür ist ein Drei-Säulen-Modell, das sicherstellt, dass Inhalte genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
1. Zentrale Kommunikation: Transparenz und Orientierung für alle
Der Konzernbereich Unternehmenskommunikation & Marketing nutzt ASKME, um wichtige Themen einheitlich, transparent und zeitnah an alle Berufsgruppen und Einrichtungen auszuspielen.
Dazu gehören:
- Konzernweite News, Updates und strategische Initiativen
- Inhalte des Vorstands und der Geschäftsführung
- Programme wie die Konzernintegration mit RHÖN und MEDICLIN, die strategische Initiative PFLEGE WEITERGEDACHT oder SAT 2.0 („Selbstbestimmtes Arbeiten im Team“)
- Rechte- und rollenspezifische Informationen
- Kampagnen, Aktionen und Gamification-Formate
„Zum Thema Gamification: Wir versteckten früher auf 24 Seiten kreuz und quer im System bunte Buchstaben, die zusammen eine Lösung ergeben und verlosen Einkaufsgutscheine – eine wilde digitale Schnitzeljagd, bei der Teilnehmer:innen auch in ASKME-Bereiche vorstoßen, in denen sie noch nicht waren. Inzwischen nutzen wir auch gern zusätzliche Plugins für Quiz, Tippspiele oder unsere digitale Dankewand, an der Kolleg:innen andere Menschen grüßen, loben und feiern können.“
Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation bei Asklepios
2. Lokale Kommunikation: Informationen nah am Arbeitsalltag
Lokale Kommunikator:innen aus Kliniken, MVZs und Bildungszentren veröffentlichen Inhalte, die direkt im Arbeitsalltag relevant sind. Jede Einrichtung erhält damit ihren eigenen digitalen Raum, der Orientierung und Struktur schafft.
Dazu gehören:
- Klinikseiten mit aktuellen, standortbezogenen News
- Ansprechpersonen, Kontaktlisten und Serviceinformationen
- Lokale Prozesse, Verfahrensanweisungen und Arbeitsunterlagen
- Dokumente, die im klinischen Alltag schnell verfügbar sein müssen
3. Mitarbeitende & Communities: Austausch, Wissen und Zusammenarbeit
Neben zentralen und lokalen Inhalten gestalten Mitarbeitende ASKME aktiv mit. Über
Gruppen, Communitys und persönliche Einstellungen entsteht ein digitaler Raum, der
Austausch, Teilhabe und Zusammenarbeit stärkt.
Dazu gehören:
- Pflege- und Therapieteams mit geschlossenen Gruppen für Stationen und Fachteams
- Mobile App für iOS und Android, auch auf Privatgeräten nutzbar
- Zugriff auf medizinische Weiterbildungs- und Wissensplattformen
- Communities zu Themen wie Nachhaltigkeit, Diversität oder Gesundheit
- Azubi-, Trainee- und Interessensgruppen
- Personalisierte Startseite und Timeline („Meine Abos“, Favoriten, Alerts)
Praxisbeispiel aus der Pflege: Silvia (41), Intensivpflegekraft
Silvia arbeitet in Wechselschichten auf der Intensivstation. Sie hat wenig Zeit, nutzt ihr
privates Smartphone und braucht schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. ASKME unterstützt sie in ihrem anspruchsvollen Arbeitsalltag:
- Push-Benachrichtigungen machen wichtige Updates sofort sichtbar.
- Verfahrensanweisungen und Dokumente findet sie in Sekunden – auch mobil.
- In ihrer geschlossenen Teamgruppe tauscht sie sich sicher mit Kolleg:innen aus.
- Fachliche Fragen klärt sie direkt über Gruppen, Chats und Wissensseiten.
- Dank personalisierter Timeline bleibt sie über alles Wichtige auf dem Laufenden.
Für Silvia bedeutet ASKME damit nicht nur weniger Suchen und mehr Orientierung, sondern auch ein stärkeres Gefühl von Zusammenhalt im Team. Neue Kolleg:innen finden sich dank der klaren Struktur schneller zurecht und durch den unkomplizierten Austausch steigt die Qualität der Zusammenarbeit – was letztlich auch die Patientenversorgung spürbar unterstützt. So wird ASKME für Silvia zu einer echten Entlastung im anspruchsvollen Pflegealltag und zu einer digitalen Heimat, die ihr Arbeiten einfacher, vernetzter und effizienter macht.
„Die Kolleg:innen gestalten ihren digitalen Arbeitsplatz mit: Durch Umfragen zu allen möglichen Themen verändert sich ASKME fortlaufend Unsere zentrale Redaktion behält die Nähe zu den Zielgruppen und die Mitarbeitenden erleben, wie sie ihr Arbeitsumfeld aktiv mitgestalten können.“
Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation bei Asklepios
Ergebnisse: Eine Kommunikationskultur, die verbindet und aktiviert
Die Wirkung von ASKME ist für Asklepios klar spürbar und messbar:
- Stärkeres Engagement: Mitarbeitende beteiligen sich heute deutlich aktiver, teilen Inhalte, kommentieren Beiträge und nutzen ASKME als zentralen Ort für Austausch und Wissensweitergabe.
- Weniger E-Mails: Die interne E-Mail-Flut wurde reduziert, da zentrale Informationen nun über ASKME laufen – klar strukturiert, gut auffindbar und konsistent.
- Besserer Austausch: Interaktive Gruppen fördern standort- und berufsgruppenübergreifende Vernetzung, wodurch Silos abgebaut und ein stärkeres Wir-Gefühl geschaffen wird.
- Mehr Transparenz und Nähe: Strategische Themen sind klarer zugänglich und Führungskräfte kommunizieren nahbarer, was Identifikation, Motivation und kulturelle Verbundenheit stärkt.
- Bessere Patientenversorgung: Schnellere Informationswege, mobile Dokumente und fachliche Gruppen unterstützen den klinischen Alltag und tragen zu effizienteren Abläufen und besserer Versorgung bei.
Relevanz im Alltag: Mehr als 27.000 Nutzenden
Aktuell nutzen mehr als 27.000 Mitarbeitende ASKME – und es werden täglich mehr. In einer konzernweiten Umfrage bewerteten 66 Prozent die Plattform als wichtig oder sehr wichtig für die interne Kommunikation. Besonders geschätzt werden die konzernweiten News, der einfache Zugriff auf Arbeitsunterlagen und die standortbezogenen Informationen, die den Arbeitsalltag direkt unterstützen.
Hohe Zustimmung trotz knapper Zeitressourcen
Gleichzeitig zeigt die Umfrage, wo weitere Potenziale liegen: Zeit bleibt eine knappe
Ressource im Berufsalltag und der Wechsel vom Push- zum Pull-Prinzip in der
Informationsbeschaffung braucht Gewöhnung. Auch bestehen teilweise parallele Kommunikationswege und nicht überall wird die aktive Nutzung von ASKME gleichermaßen vorgelebt.
Kontinuierliche Weiterentwicklung für eine echte digitale Heimat
Diese Erkenntnisse nutzt Asklepios gezielt, um Inhalte, Funktionen und Formate
weiterzuentwickeln. Das Ziel: eine digitale Heimat zu gestalten, die die Lebens- und Arbeitsrealität der Mitarbeitenden wirklich unterstützt. Dabei geht Asklepios nach "den drei großen I" vor: Unsere Konzeption und Umsetzung erfolgt nach dem Dreiklang informieren – involvieren – inspirieren. Denn wenn Kommunikation Menschen verbindet und ihnen echte Mehrwerte bietet, entsteht ein Arbeitsumfeld, das motiviert, entlastet und begeistert.
