Wie HanseVision mit Haiilo den sozialen Puls im Unternehmen spürbar machte

Erfahrt, wie HanseVision mit Haiilo seine interne Kommunikation sozialer, aktiver und intuitiver gestaltet und eine lebendige Kultur schafft.

140

Mitarbeitende an 3 Standorten

1

zentrale Plattform für Information und Interaktion

30%

gesteigertes Engagement durch Communities und redaktionelle Inhalte

Branche: IT & Digitalisierung

Anwendungsfall: Social Intranet & Mitarbeiter-App

Zielsetzung: Verbesserung der internen Kommunikation & Steigerung der Mitarbeiterbindung

Über HanseVision

Die HanseVision GmbH ist ein erfahrener Digitalisierungspartner mit Sitz in Hamburg und weiteren Standorten in Ettlingen und Neckarsulm. Seit der Gründung im Jahr 1999 begleitet HanseVision Organisationen dabei, moderne Arbeitswelten zu gestalten und Geschäftsprozesse digital weiterzuentwickeln.

Im Mittelpunkt stehen kreative und innovative Lösungen, die Menschen und Technologie wirkungsvoll verbinden. Dabei konzentriert sich HanseVision insbesondere auf die Analyse, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie auf die Entwicklung und Umsetzung moderner Arbeitsplatzlösungen – vom Intranet bis zur ganzheitlichen Employee Experience Platform.

Als Teil der Bechtle Gruppe verfügt HanseVision über ein starkes Netzwerk und fundierte Expertise in der digitalen Transformation. Mit einem interdisziplinären Team aus rund 140 Mitarbeitenden unterstützt das Unternehmen Kunden in der gesamten DACH-Region dabei, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Welche Herausforderungen gab es?



Wie viele Unternehmen im Wandel war auch HanseVision mit klassischen Herausforderungen der internen Kommunikation konfrontiert: Informationen erreichten nicht immer alle Mitarbeitenden zuverlässig, der Austausch zwischen den Teams verlief punktuell und wichtige Erfolge oder Ereignisse blieben häufig unter dem Radar. Es fehlte an einem zentralen, lebendigen Ort, der sowohl informiert als auch verbindet.

Bis dahin nutzte HanseVision SharePoint als Intranet. Das System erfüllte zwar funktionale Anforderungen, bot jedoch kaum Raum für soziale Interaktion oder intuitive Beteiligung der Mitarbeitenden. Obwohl SharePoint für viele HanseVision-Kunden eine bewährte Lösung ist und bleibt, reichte dieser Ansatz für das eigene Team nicht mehr aus. Es brauchte eine Plattform, die Austausch und Vernetzung stärker in den Mittelpunkt rückt.

Warum HanseVision sich für Haiilo entschied

Nach der Auseinandersetzung mit den unternehmensspezifischen Herausforderungen und Zielen entschied sich HanseVision also bewusst gegen eine klassische Intranetlösung wie SharePoint. Gesucht wurde ein modernes und benutzerfreundliches Social Intranet, das als zentrale Informationsquelle dient, Beteiligung fördert und die Mitarbeiterbindung nachhaltig stärkt.

Genau hier konnte Haiilo auf ganzer Linie überzeugen:

• Starker Fokus auf soziale Interaktion: Features wie Newsfeeds, Kommentare, Likes und Gruppen ermöglichen eine lebendige Dialogkultur im Unternehmen und fördern den Austausch weit über Abteilungsgrenzen hinaus.
• Hohe Personalisierbarkeit: Die Plattform lässt sich individuell anpassen – von der Startseite bis zu Themenfeeds. Mitarbeitende gestalten ihre digitale Arbeitsumgebung nach eigenen Bedürfnissen, was die Identifikation mit dem Tool stärkt.
• Optimale mobile Nutzung: Die native Mitarbeiter-App sorgt dafür, dass Informationen auch unterwegs verfügbar sind. Besonders im hybriden oder mobilen Arbeitskontext ist das ein großer Pluspunkt.
• Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Haiilo wächst mit dem Unternehmen. Neue Bereiche, Seiten oder Communities lassen sich unkompliziert hinzufügen, ohne technische Komplexität – ideal für dynamische Organisationen.
• Benutzerfreundlichkeit und schnelle Adaption: Die intuitive Bedienung macht es Mitarbeitenden leicht, sich schnell zurechtzufinden. Das reduziert den Schulungsaufwand und erleichtert die Einführung.

Insgesamt war für HanseVision entscheidend, eine Plattform zu finden, auf der Mitarbeitende nicht nur konsumieren, sondern selbst gestalten, kommunizieren und mitgestalten können. Haiilo bietet genau das: eine moderne, interaktive Lösung, die Kommunikation menschlich macht und so zur gelebten Unternehmenskultur beiträgt.

Der Weg zu HV Inside – von der Idee bis zum Rollout

Die Einführung von Haiilo markierte für HanseVision einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zu moderner, vernetzter Kommunikation. Der interne Kick-off erfolgte im September 2024, gefolgt vom offiziellen Go-live des neuen Intranets im Januar 2025. Fünf Monate später ging auch die mobile App für iOS und Android an den Start. „HV Inside“, wie HanseVision seine neue Plattform taufte, ist seither der zentrale Ort für Austausch, Information und digitale Unternehmenskultur.

Herausforderungen gemeinsam meistern

Bereits in der Einführung zeigte sich, dass eine engere Abstimmung nötig war – eine Chance, das Projekt strategisch klar auszurichten, Rollen zu schärfen und Inhalte strukturiert aufzubereiten.

Besonders aufwendig war die manuelle Migration bestehender Inhalte, wie beispielsweise des Mitarbeiterhandbuchs. Gleichzeitig wurde geprüft, welche Informationen tatsächlich ins neue Intranet gehören und welche künftig anders bereitgestellt werden sollen – ein wichtiger Schritt, um HV Inside als qualitativ hochwertigen und relevanten Ort zu etablieren.



Auch die frühzeitige Qualifizierung der Mitarbeitenden war zentral: Welche Teams brauchen welche Zugänge? Wer übernimmt redaktionelle Aufgaben? Welche Prozesse werden künftig über Haiilo abgebildet? Viele dieser Fragen wurden iterativ im Verlauf der Einführung geklärt. Mit einem klaren Learning: Wer agil bleibt, transparent kommuniziert und interdisziplinär plant, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Social Intranet.

Mit Kreativität zum erfolgreichen Rollout

Um möglichst viele Kolleg:innen für HV Inside zu begeistern, setzte HanseVision auf ein mitreißendes Einführungskonzept mit kreativen Maßnahmen:

• Einführung eines eigenen Intranet-Maskottchens namens Harvey: Der Name wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden per Umfrage bestimmt. Das stärkte von Anfang an die Identifikation mit der neuen Plattform.

• Weihnachtskarten mit QR-Code zum neuen Intranet: Alle Kolleg:innen erhielten pünktlich zum Launch persönliche Karten mit einem direkten Zugang zu HV Inside – eine humorvolle und aufmerksamkeitsstarke Einladung.
• Zielgruppenspezifische Schulungen: Neben allgemeinen Einführungstrainings wurden spezielle Sessions für Redakteur:innen angeboten, um sicherzustellen, dass jede:r optimal vorbereitet war.
• Zentrale Anlaufstellen im Intranet selbst: Eine FAQ-Community und eine Q&A-Rubrik bündelten alle wichtigen Informationen und machten den Einstieg leicht zugänglich.
• Begleitende Kommunikation über verschiedene Kanäle: Schon im alten Intranet, per E-Mail sowie im All-Hands Meeting „Unplugged“ wurde umfassend informiert und zur Mitwirkung eingeladen.

Dank dieses durchdachten und mit viel Beteiligung umgesetzten Rollouts konnte Haiilo erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden – als Plattform, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch emotional verankert ist.

So nutzt HanseVision Haiilo im Arbeitsalltag

HV Inside ist heute der zentrale digitale Ort für Kommunikation, Information und Austausch bei HanseVision. Die Plattform wird vielseitig genutzt und schafft durch ihre Struktur, Interaktivität und Offenheit echte Mehrwerte im Arbeitsalltag – über alle Standorte, Teams und Hierarchien hinweg.