Wie die Deka mit Haiilo 90 % tägliche Intranet-Nutzung erzielt
Change begleiten, Akzeptanz sichern – erfahre hier mehr über die Intranet‑Transformation bei der Deka.
Messbare Ergebnisse von Haiilo im Einsatz
5.600
Mitarbeitende
90 %
tägliche Intranet-Nutzung
1.800
freiwillige Abos auf Themenseiten
Branche:
Finanzdienstleistungen
Anwendungsfall:
Social Intranet
Zielsetzung:
Interne Kommunikation modernisieren & Austausch fördern
Partner:
HIRSCHTEC
Über die Deka
Die Deka-Gruppe, bestehend aus der DekaBank Deutsche Girozentrale (DekaBank) und ihren Tochtergesellschaften, ist das Wertpapierhaus der deutschen Sparkassen und Teil der Sparkassen-Finanzgruppe. Mit einem verwalteten Vermögen in Höhe von 440 Mrd. Euro (per 30.09.2025) sowie rund 5,9 Millionen betreuten Depots ist sie einer der größten Wertpapierdienstleister und Immobilien-Asset Manager in Deutschland.
Rund 5.600 Mitarbeitende arbeiten überwiegend an Bildschirmarbeitsplätzen am Hauptsitz in Frankfurt am Main sowie an weiteren Standorten in Leipzig, Düsseldorf, Luxemburg und internationalen Niederlassungen.
Angesichts des umfassenden technologischen und gesellschaftlichen Wandels startete die Deka 2020 ein strategisches Initiativenprogramm. Ziel war es, Megatrends wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und New Work aktiv zu gestalten. Eine zentrale Rolle dabei: die Modernisierung der internen Kommunikation.
Welche Herausforderungen gab es?
Über viele Jahre nutzten die Teams der Deka ein nicht mehr zeitgemäßes Intranet. Es war technisch in die Jahre gekommen, aber tief im Arbeitsalltag verankert. Trotz eingeschränkter Suchfunktion, fehlender Personalisierung und veralteter Optik verzeichnete es täglich über 80 Prozent Nutzung.
Die Herausforderung: ein über 20 Jahre vertrautes System ablösen und die gesamte Organisation auf eine moderne Plattform vorbereiten, die die aktuellen Anforderungen an Interaktion und Vernetzung optimal unterstützt.
Dazu kam: Die Deka-Beschäftigten arbeiteten mit sehr unterschiedlichen technischen Vorkenntnissen und Bedürfnissen. Veränderungsprozesse mussten daher gut begleitet und transparent kommuniziert werden. Auch die Bereichsredakteur:innen standen vor der Aufgabe, ihre Inhalte neu zu strukturieren, zu visualisieren und sich in eine völlig neue Oberfläche einzuarbeiten.
Kurz gesagt: Die Deka brauchte nicht nur ein neues Intranet, sondern eine Lösung, die Akzeptanz schafft, Veränderungsbereitschaft stärkt und Modernität erlebbar macht.
„Die Mitarbeitenden sollten spüren: Innovationsführerin ist die Deka nicht nur nach außen, sondern vor allem auch nach innen. Sie investiert nicht nur in Kundenprojekte, sondern auch in moderne Kommunikationstools für die Mitarbeitenden.“
Lena Hoppenrath
Referentin Unternehmenskommunikation bei der Deka
Warum sich die Deka für Haiilo entschied
Nach einem umfangreichen Auswahlprozess überzeugte Haiilo als moderne SaaS-Lösung. Ausschlaggebend waren insbesondere:
- Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
- Leistungsstarke Suchfunktion
- Zeitgemäßes Design
- Flexible Abofunktionen mit Pflichtabos und frei wählbaren Seiten
- Starke Vernetzungs- und Kollaborationsmöglichkeiten
Auch die nahtlose Integration mit Microsoft Teams und die kontinuierliche Weiterentwicklung (inkl. aktiver Kund:innen-Community) waren entscheidend.
„Das Intranet lebt und entwickelt sich immer weiter. Uns hat Haiilo nicht zuletzt auch damit überzeugt, dass sie ihre Intranet-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt und nah an uns dran ist.“
Jennifer Jacoby
Leiterin Interne Kommunikation & Publikation bei der Deka
So lief die Einführung von Haiilo bei der Deka ab
Die Implementierung begann 24 Monate vor dem Go-live im November 2024. Ein interdisziplinäres Kernteam aus interner Kommunikation, IT, HR und Organisationsentwicklung arbeitete eng zusammen.
Unter dem Leitmotiv „Zusammen. Besser. Informiert.“ wurde ein umfassendes Change-Konzept umgesetzt:
1. Mitarbeitende einbinden:
Von Anfang an war klar, dass die Einführung des neuen Intranets nur gemeinsam funktioniert. Darum führte das Projektteam frühzeitig Gespräche mit Kolleg:innen aus allen Bereichen, um Akzeptanz und Vorfreude zu fördern.
2. Redakteur:innen schulen:
Gerade die Bereichsredakteur:innen spielten beim Aufbau des neuen Intranets eine wichtige Rolle. Sie sichteten ihre Inhalte, strukturierten vieles neu und machten sich schnell mit dem neuen System vertraut
3. Change-Kommunikation:
Damit die Umstellung auf das neue Intranet gut gelingt, setzte die Deka auf eine klare und empathische Change-Kommunikation, die Bedenken adressiert und den Mehrwert der Plattform vermittelt.
4. Führungskräfte einbeziehen:
Damit die Botschaften in allen Teams ankamen, wurden Führungskräfte, Multiplikator:innen und die Mitarbeitendenvertretung früh eingebunden.
5. Bekannte Kanäle nutzen:
Intranet-News, Videos und Veranstaltungen hielten alle auf dem Laufenden. Offener Austausch war zudem immer Teil des Plans.
6. Agiles Vorgehen:
Regelmäßiges Feedback, Design Sprints und Formate wie den "inline-Dialog" verbesserten die Plattform kontinuierlich. So entstand ein Intranet, das wirklich zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt.
So wird Deka inline heute genutzt
Heute ist das neue „Deka inline“ ganz selbstverständlich im Einsatz. Die Plattform unterstützt die Teams genau dort, wo sie Informationen teilen, zusammenarbeiten und sich austauschen.
Die Highlights:
- Aktuelle Nachrichten: Dank Pflichtabos für besonders wichtige Informationen wird sichergestellt, dass niemand zentrale Updates verpasst. Gleichzeitig können alle Kolleg:innen freiwillig Abos für individuelle Interessen setzen.
- Interaktion: Was früher ein eher statisches Intranet war, ist heute ein echter Ort für Austausch. Likes, Kommentare und Reactions fördern heute Austausch und Nähe im digitalen Raum.
- Events: Die Eventfunktion, z. B. für den halbjährlichen „inline-Dialog“, steigert Beteiligung und Feedback.
- Themenseiten: Bis zu 1.800 freiwillige Abos zeigen den hohen Bedarf an Wissensvermittlung. Besonders die Inhalte rund um KI stoßen auf enormes Interesse.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine klare Navigation und eine leistungsstarke Suche erleichtern den Arbeitsalltag.
- Integrationen: Über Schnittstellen wie die Teams-Integration greifen die Kolleg:innen auch direkt aus ihrer täglichen Arbeitsumgebung auf Inhalte zu.
Ergebnisse: Hoch engagierte Mitarbeitende, klare Wirkung und externe Anerkennung:
Mit 90 % täglicher Nutzung und einer Nominierung für den INKOMETA Award in der Kategorie „Einführungskommunikation“ ist das Projekt ein voller Erfolg. Die Deka hat mit Haiilo eine moderne Plattform geschaffen, die Mitarbeitende begeistert, Vernetzung fördert und interne Kommunikation auf ein neues Level hebt.
